اخبار و مقالات

26

3 چالش سازمانی که با استفاده از نرم افزار CMMS رفع می گردد

تمامی سازمان ها همواره با چالش هایی از قبیل هزینه ، افراد، زمان و همچنین افزایش سودآوری برای سازمان رو به رو هستند. بدین منظور، افزایش حداکثری عملکرد تجهیزات در سازمان با پایین نگه داشتن سطح منابع مورد استفاده، برای مقابله با چنین چالش هایی، همواره راه گشا خواهد بود.
استفاده از نرم افزار نگهداری و تعمیرات با مکانیزه کردن روند تعمیرات، سبب کاهش هزینه های روزانه تعمیرات و نگهداری، افزایش عملکرد افراد و تجهیزات شده و سازمان را در رویارویی با این چالش های روزمره، یاری می کند. طبق گزارشات به دست آمده از تحقیقات انجام شده بر چالش های موجود در سازمان ها به ویژه سازمان های کوچک، مهمترین چالش پیش روی مدیران این سازمان ها محدودیت سه عامل، هزینه، زمان و نیروی انسانی بوده است. سوالی که برای مدیران این سازمان ها مطرح می گردد این است که " در صورتی که با کمبود منابع و نیروی کاری مواجه هستیم چگونه کارها را انجام دهیم ؟؟"
cmms

مدیران نگهداری و تعمیرات در سازمان های کوچک بر این باور هستند که استفاده از نرم افزار نگهداری و تعمیرات برای پیاده سازی، نیازمند سرمایه گذاری کلان و بی بازگشت می باشد. این امر در دهه های گذشته صادق بود، اما امروزه چنین نیست. چرا که امروزه تامین کنندگان نرم افزار تعمیرات و نگهداری، بسته به نیاز سازمان نرم افزار را سفارشی سازی می کنند و با استفاده از سرویس رایانش ابری، پیاده سازی این نرم افزار برای سازمان ها بسیار ساده تر و با هزینه پایین تری امکان پذیر شده است.
نرم افزارهای تعمیرات و نگهداری در گذشته دارای نقص های فراوانی در ارائه خدمات بودند و یا فاقد امکاناتی چون اپلیکیشن موبایل بودند که سبب افزایش نارضایتی 21% از مشتریانی شده بود که از این نرم افزار در فرآیند نگهداری و تعمیرات سازمان خود، استفاده می کردند. حال آنکه نرم افزارهای CMMS امروزه با افزودن تمامی ویژگی های کاربردی، نیاز سازمان ها را بطور کامل پاسخگو می باشد، که این امر سبب کارآمدتر شدن نرم افزار شده و موجب افزایش رضایت مشتریان نیز گردیده است.
بسیاری از دپارتمان های نگهداری و تعمیرات دارای سیستم هایی هرچند ساده، برای انجام امور خود هستند. بدون وجود نرم افزاری جهت یکپارچه کردن امور نگهداری و تعمیرات، این دپارتمان نیازمند ایجاد دستور کار به صورت کاغذی می باشد. بدین صورت که در صورت وقوع خرابی، مدیر نت، دستور کار را بر روی تکه ای کاغذ نوشته و آن را به تکنسین خود تحویل می دهد. این فرآیند بدون وجود سیستم نرم افزاری جهت یکپارچه کردن امور، نه تنها، زمان بر می باشد، بلکه بدلیل ثبت نشدن دستور کار در سیستم، امکان برنامه ریزی های پیشگیرانه در این خصوص امکان پذیر نمی باشد. لذا وجود سامانه ای یکپارچه جهت مکانیزه کردن امور می تواند تاثیر به سزایی در مقابله با چالش های ذکر شده در سازمان ها داشته، موجب تسطیح منابعی چون نیروی کاری و تجهیزات شود و زمان و هزینه عملیات سازمان را بطور چشمگیری کاهش دهد.
در ادامه تاثیر مستقیم استفاده از نرم افزار CMMS بر زمان، هزینه و کارایی نیروی کاری شرح داده خواهد شد.

چالش اول: زمان


به دو طریق استفاده از سامانه نرم افزاری نگهداری و تعمیرات سبب کاهش زمان و اتلاف وقت فرآیندهای کاری می شود.:
  • نرم افزار نگهداری و تعمیرات به دلیل رابط کاربری آسان سبب سهولت و سرعت در ورود اطلاعات و همچنین ایجاد و ویرایش فرم های الکترونیکی، تعریف دستور کار جدید و ارجاع آن به تیم مربوطه در کمترین زمان ممکن شده و علاوه برآن امکان جستجوی سریع مستندات موجود و تاریخچه عملیات انجام شده در خصوص تجهیزات را برای کاربران فرآهم می نماید به همین دلیل از زمان و اتلاف وقت ناشی از جستجوی مستندات گذشته در بین حجم بسیار زیادی از زونکن ها، مدارک، فرم ها و ... کاسته شده و در نتیجه موجب سرعت انجام امور و بهره وری بیشتر شده بدلیل کاهش زمان خرابی، سبب افزایش تولید می گردد.
  • گاهی اوقات خرابی دستگاه ها و تجهیزات بدون هیچگونه علائم هشدار دهنده ای می باشد که در اینگونه موارد، ضرورت انجام به موقع تعمیرات بیشتر می شود. لذا برای تسریع هرچه بیشتر، مدیر نت از طریق گوشی تلفن همراه خود در زودترین زمان ممکن می تواند، نزدیک ترین متخصص به دستگاه و یا تجهیز موردنظر را یافته و دستور کار صادر شده توسط نرم افزار را برای وی ارسال کند. این ویژگی به ویژه برای سازمان های بسیار بزرگ با حجم زیاد و متنوعی از تجهیزات، کارایی بسیار زیادی را خواهد داشت.

چالش دوم: هزینه


با توجه به محدود بودن منابع مالی در هر سازمانی، استفاده از نرم افزار نگهداری و تعمیرات سبب صرفه جویی در هزینه های سازمان و همچنین سودآوری بیشتر برای سازمان می گردد.

نرم افزار نگهداری و تعمیرات در گذشته بدلیل پیچیدگی های موجود در نرم افزار، نیازمند زمان بسیار زیادی برای نصب و راه اندازی بودند و گاها برای رفع مشکلات ناشی از آن نیازمند استخدام متخصصین IT برای رفع مسائل احتمالی بودند. اما امروزه، نرم افزار تحت وب نگهداری و تعمیرات به سادگی تمامی نیاز های سازمان را برآورده می کنند چرا که با توجه به فرآیندهای کاری هر سازمانی که متفاوت از سایر سازمان ها می باشد، امکان سفارشی سازی نرم افزار مطابق با نیاز آن سازمان فرآهم می باشد. این نرم افزار به هیچگونه سخت افزار اضافه ای نیاز نداشته و با توجه به نصب بر روی سرورهای خارجی و سادگی عملکرد آن نیازمند هیچگونه کارشناس IT در این خصوص در سازمان نمی باشد و در صورت نیاز، توسط شرکت تامین کننده رفع گردیده و مورد پشتیبانی قرار می گیرد. در ابتدا نیز برای کاهش زمان پیاده سازی سیستم در سازمان نیز میتوان ابتدا سیستم ایجاد و ارجاع دستور کار را راه اندازی نمود تا روند انجام کارها بدون هیچگونه وقفه ای ادامه یابد، و در فاز بعدی، تاریخچه گزارشات و مستندات بایگانی شده وارد سیستم گردد تا انجام برنامه ریزی های پیشگیرانه آتی صورت پذیرد.

چالش سوم: منابع انسانی


یکی از چالش های سازمان ها به ویژه سازمان های کوچک، مدیریت منابع انسانی آنها می باشد و با توجه به اینکه عملکرد صحیح منابع انسانی امری بسیار ضروری در بازرسی و بررسی مشکلات احتمالی و رفع آنها می باشد، لذا وجود سیستم های کنترلی ضروری به نظر می رسد.

در دپارتمان نگهداری و تعمیرات نیز، یکی از چالش های بزرگ مدیران نت، اطمینان از وضعیت کارکرد متخصصین و تکنسین های نگهداری و تعمیرات می باشد و در سیستم های دستی با توجه به در دسترس نبودن داده ها و یا عدم امکان دسترسی سریع به داده ها، این امر به چالشی بزرگ تبدیل شده است. استفاده از نرم افزار CMMS امکان ساخت پروفایل هر فرد در سیستم را به مدیران می دهد، و با توجه به ثبت جزئیات مربوط به افراد در پروفایل آنها، امکان ارجاع دستور کار مستقیم به فرد وجود خواهد داشت. همچنین از این طریق از پروژه های در دست اقدام هر فرد و همچنین سوابق کارهای انجام شده ی هر فرد نیز می توان آگاهی یافت، که این امر به مدیران در انتخاب فرد مناسب برای دستور کار جدید کمک بسیاری خواهد کرد. و از طرفی با توجه به نگهداری این اطلاعات در سیستم، به هنگام بررسی هر تجهیز، فردی که در حال انجام تعمیرات بر روی آن تجهیز است و یا در گذشته تحت تعمیر آن فرد قرار گرفته است نیز مشخص خواهد شد.

بر اساس گزارش های تولید شده توسط نرم افزار، کارکرد هر فرد و سرعت عمل وی در رابطه با تعمیرات و نگهداری تجهیزات مشخص خواهد شد. بدین ترتیب در صورتی که تکمیل دستور کار ارجاع داده شده به فردی بیش از حد معمول طول بکشد و این روند به دفعات تکرار گردد، سریعا قابل ردیابی بوده و امکان برطرف نمودن مشکل وجود خواهد داشت. این نرم افزار سبب ایجاد آگاهی در مدیران نت شده و اجازه اتخاذ تصمیمات درستی را به آنها می دهد که می تواند در سرنوشت سازمان تاثیر به سزایی داشته باشد.
تهیه و ترجمه : پریسا قریب نژاد 
تعداد مشاهده خبر: (469)
کد خبر: 1311