18

چرا در بازرسی ها چک لیستهای الکترونیکی جایگزین کاغذ و قلم می شوند؟

با گسترش تکنولوژی و استفاده روز افزون از تلفنهای هوشمند ، استفاده نکردن از کاغذ و قلم اتفاق عجیبی نیست. امروزه بسیاری تایپ کردن را بر نوشتن ترجیح می دهند آن هم زمانی که پای بازرسی از مکان ، محل یا فرایند به میان می آید.

در کسب و کارهای حال حاضر دنیا بسیاری از کارهایی که قبلا توسط کاغذ و قلم و دستی انجام می شدند با نرم افزار جایگزین شده اند . گستردگی این نرم افزارها و سهولت و امکاناتی که در اختیار صاحبان آنها قرار داده، فضای کسب و کارها را به طور کلی تغییر داده است. در واقع زندگی امروزه و شغلهای امروزی بدون در نظر گرفتن نرم افزار غیر ممکن به نظر می رسند. نرم افزار بازرسی و نظارت هم از این دسته است . در یک نرم افزار بازرسی و نظارت چک لیستهای الکترونیکی و تایپ کردن یا کلیک کردن جایگزین نوشتن با کاغذ و قلم شده و استفاده از این نرم افزار ها نه یک گزینه که یک لزوم است . برای این اتفاق می توان دلایل گوناگونی ذکر کرد اما اینجا به چند دلیل عمده آن اشاره می کنیم.

چک_لیست_الکترونیکی
در یک کسب و کار که نیاز به بازرسی کردن دارد و بازرسین باید چیزی را چک کنند و گزارشات خود را ارسال کنند زمانی که از کاغذ و قلم استفاده می شود معمولا یک روند کاری وجود دارد یعنی اطلاعات به دست آمده طی یک پروسه زنجیروار باید به مرحله بعد ارسال شود تا در نهایت به مقصد برسد . تجربه ثابت کرده است که در اغلب موارد در این چرخه اشکالاتی به وجود می آید که روند کار را دچار توقف می کند که در نهایت موجب از دست رفتن زمان می شود به زبان دیگر همیشه تاخیرهایی در روند انجام کار به وجود می آید. اما ، زمانی که از یک نرم افزار بازرسی و نظارت برای انجام این فرایند استفاده می شود تنها با یک کلیک اطلاعات ارسال می گردد و تاخیر و وقفه در چرخه به حداقل خود می رسد .

دلیل دیگری که اهمیتی حیاتی دارد صحت و دقت اطلاعاتی است که در فرایندهای بازرسی جابه جا می شوند. یک نوشته بدخط و ناخوانا می توانند اثرات جبران ناپذیری در یک فرایند بازرسی داشته باشد یا حتی اشتباهات انسانی و از همه ساده تر از دست رفتن یا مخدوش شدن کاغذها همه همه باعث ایجاد هزینه های گزاف برای سازمان می شود. اما همه این اشتباهات به نظر پیش پا افتاده با استفاده از یک نرم افزار بازرسی حل می گردد. زمانی که اطلاعات به صورت الکترونیکی وارد می شوند، ناخوانا بودن ، از بین رفتن اطلاعات و یا اشتباهات انسانی به حداقل خود می رسد. معمولا در نرم افزارهای بازرسی و نظارت قابلیت تصحیح و ادیت و ساختن انواع چک لیستها وجود دارد.

نکته سوم این است که زمانی که گزارشات بازرسی از طریق کاغذ و قلم و به صورت متن وارد می شود ، کار انجام می گیرد اما امکان تهیه گزارشات جامع مدیریتی که به تصمیم گیری های کلان سازمانی کمک کند وجود ندارد و یا اینکه به نیروی انسانی و تلاش زیاد نیاز دارد. زمانی که سازمانی از نرم افزار بازرسی و نظارت و چک لیستهای الکترونیکی استفاده میکند امکان این را دارد که گزارشات دقیق و جامع دریافت کند. در یک نرم افزار بازرسی و نظارت به دو طریق می توان اطلاعات را وارد کرد یک روش این است که گزارشات و نتایج بازرسی به جای نوشته شدن توسط کاغذ و قلم تایپ شوند که این روش در تهیه گزارشات جامع تر شاید چندان تاثیری نداشته باشد اما روش دیگر این است که چک لیست تهیه شود و بازرس روی گزینه مورد نظر خود کلیک کند. این روش این امکان را دارد که بتوان گزارشات را تجمیع کرد و بتوان گزارشات جامع تولید و در تصمیم گیری ها از این گزارشات استفاده کرد همچنین با این روش می توان تاریخچه دقیق تری از بازرسی ها و وضعیت هر قطعه ، تجهیز و یا تاسیسات و حتی روندهای کاری داشت.

تهیه و تنظیم : مریم عیسی زاده

 نرم افزار بازرسی و نظارت- کاتالوگ

تعداد مشاهده خبر: (506)
گروه خبر: بازرسی و نظارت
کد خبر: 1313

اخبار و مقالات